ContentType Hubs en Office 365

Este post forma parte de una serie de posts anidados sobre ECM avanzado en Office 365.

A continuación podremos adentrarnos sobre esta funcionalidad que nos permite compartir tipos de contenido entre diferentes colecciones de sitios, para así tener un punto de edición único y compartido. ¡Vamos allá!

¿Dónde encontrar esta funcionalidad?

En las versiones On-Premise (2010 y 2013) teníamos la opción de activar una característica, al nivel de la colección de sitios:

SyndicationHub

De esta forma, activamos la publicación de tipos de contenido, haciendo que se hicieran visibles a otras colecciones de sitios. Pues bien, por herencia de las versiones de servidor esta característica, aunque nos aparece en Office 365 ¡NO DEBEMOS ACTIVARLA!  Esto nos creará una redundancia con la nueva funcionalidad que ya se nos ofrece como novedad, y nos puede causar muchos problemas.

Ahora, en la versión en la nube debemos acceder a una colección de sitios que se encuentra oculta en nuestra suscripción (tenant).

ContentTypeHub1

ContentTypeHub2
* Para los fanáticos de las URLs ocultas de SharePoint, la fórmula sería: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/contenttypehub

Encontraremos una colección de sitios oculta, que no se nos muestra en en el panel de administración. Será allí dónde deberemos generar los tipos de contenido que deseamos replicar a todas nuestras colecciones de sitios.

¿Cómo configurar la publicación de tipos de contenido?

Si miramos en detalle la última imagen, veremos que los cambios en los ContentType Hub no se replican por defecto a nuestra colección de sitios. Deberemos acordarnos de marcar la opción «Refresh all published content types on next updates».

Si probamos a crear un tipo de contenido en dicha colección de sitios veremos también esa opción adicional de publicación para replicar la información.

ContentTypeHub Demo

ContentTypeHub Demo2

Deberemos actualizar manualmente los cambios que hagamos sobre el hub por medio de la opción «Republish». Estos cambios tardarán en replicarse el tiempo que reste hasta que el TimerJob llamado «Content Type Suscriber» se ejecute. En la versión OnPremise esta acción estaba configurada para realizarse cada hora.

EDITO: Realizando pruebas de carga masiva de tipos de contenidos al Hub y, tras 3 horas aún no se han publicado.

¿Existen Site Columns Hub?

Llegados a este punto nos hemos podido plantear esto. La respuesta es NO, pero sí que podemos crear columnas en el espacio https://{tenant}.sharepoint.com/sites/contenttypehub/_layouts/15/mngfield.aspx, asociarlo a tipos de contenido que publiquemos, y estas columnas sí viajarán a todas las colecciones de sitios, dentro del tipo de contenido.

 

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